Publicaties

Publicaties

Een publicatie is een variabel webshop product uit de Generator. Dit kunnen bijvoorbeeld visitekaartjes of nieuwsbrieven zijn. Met de publicaties kunnen velden aangemaakt worden die de gebruiker in moet vullen waarbij er restricties gegeven kunnen worden aan de velden. Denk hierbij aan format van data zoals e-mailadressen en telefoonnummers, lettertype en/of grootte, hoeveelheid tekst, etc.

Voor het aanmaken van een publicatie ga je ion de Backoffice naar 'Publicaties'.

Een nieuwe publicatie aanmaken

Maak eerst een map aan waarin de publicatie kom te staan.
Selecteer de root of, als u een sub-map wilt aanmaken, de map waar u een sub-map aan wilt toevoegen.
 
Klik op 'Nieuwe map' en vul in het geopende veld een naam in en klik op 'Opslaan'.


Ga naar de nieuw map en selecteer deze om een nieuwe publicatie aan te maken.

Ga naar het venster 'Publicaties' en klik op 'Nieuw'.
Nu worden een aantal velden beschikbaar die ingevuld moeten of kunnen worden. De velden met een * zijn verplichte velden.

Naam*
Vul hier de naam van een publicatie in.

Artikelnummer
Vul hier een uniek nummer of naam in (mag alfanumeriek zijn).

Relatienummer/Checklist nummer/Std. Calculatie nr.
Deze velden zijn nog voor een koppeling met een MIS.

DPI
Als er in de publicatie gebruik wordt gemaakt van een afbeeldingslijst met upload, dan worden de afbeeldingen gecontroleerd of de hier ingevulde DPI over een komt met de DPI uit de afbeelding.

Publicatietype
Hier kan gekozen worden uit voorgedefinieerde publicatietypes. Aan een publicatietype hangt een pad. Dit pad geeft aan waar straks de goedgekeurde PDF geplaatst moet worden. Deze paden kunnen aangemaakt worden bij Publicatiesoorten.

Sjabloon*
Hier kan een eerder gemaakt sjabloon geselecteerd worden die aan deze publicatie gekoppeld moet worden. Sjablonen kunnen beheert worden op de Sjabloon pagina.

Verstuur proef naar email in document
Als er in de publicatie een e-mail adres is ingevuld stuurt de Generator een mail met de proef naar dit adres.

Batch toegestaan
Wanneer aangevinkt, dan is er op de personaliseren pagina van het product de extra optie "Batch uitvoer". De besteller kan zelf een batch met gegevens uit een Excel of CSV bestand uploaden om meerdere publicaties tegelijk te genereren.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het maken van visitekaartjes. De gegevens hoeven dan niet allemaal apart ingegeven te worden, maar kunnen middels een document upload in één keer gevuld worden.
Wanneer op de "Batch uitvoer" wordt geklikt, dan opent de volgende pagina:
​

Bij het eerste veld ('1. Bestand uploaden') kan een CSV of Excel bestand geüpload worden. Bij het aanmaken van een Excel of CSV bestand is voor de herkenbaarheid handig om voor de kolommen dezelfde naam als de webvelden te gebruiken.
Nadat op "Upload" is geklikt zullen in het tweede ('2. Rijen ordenen') en derde veld ('3. Controle gegevens') de gegevens in het bestand te zien zijn. In het tweede veld staan links de namen van de webvelden en rechts de namen van de kolommen in het bestand. De data in de kolommen zijn nog te verplaatsen door de blauwe vlakken omhoog of omlaag te slepen, mochten deze toch niet goed blijken te staan. Wanneer op het vergrootglas wordt geklikt kan gekeken worden hoe de publicatie wordt gevuld met die gegevens voor controle. Door te klikken op "Batch uitvoer" worden de gegevens van de excel in de publicatie gezet en aangemaakt.

Voorbeeld weergave
Hier kan gekozen worden of de standaard preview opnieuw gegenereerd moet worden. Deze wordt gebruikt in combinatie met de datalijst.

Datalijst
Als er datalijsten zijn aangemaakt op de Datalijsten pagina, dan kan hier gekozen welke datalijst in deze publicatie gebruikt moet worden.

'Afbeelding', 'Publicatie Invoer URL', en 'User upload toestaan' zijn functionaliteiten die zijn overgenomen in andere functionaliteiten van de portal en/of niet meer nodig zijn. In een volgende versie zullen ze verwijderd worden.

PDF Presetnaam (Low res.)
Vul hier de naam van de preset (joboptie) in zonder de extensie (.joboptions).

PDF Preset (Low res.)
Upload hier voor de Low res PDF de joboptie (preset).

PDF Presetnaam (High res.)
Vul hier de naam van de preset (joboptie) in zonder de extensie (.joboptions).

PDF Preset (High res.)
Upload hier voor de High res PDF de joboptie (preset).


De publicatie is nu aangemaakt, maar moet nog wel verder ingericht worden door de publicatievelden in te stellen.
Wanneer er een publicatie is aangemaakt, dan zijn er, naast het aanmaken van een nieuwe publicatie, nog drie opties:

Verwijderen
Selecteer een publicatie die u wilt verwijderen en klik op 'Verwijderen' om een bestaande publicatie te verwijderen.

Dupliceren
Selecteer een publicatie die u wilt  dupliceren en klik op 'Dupliceren' om een bestaande publicatie te kopiëren.

Controleren
Als de publicatie klaar is, dan kan deze, voordat deze online gezet worden, gecontroleerd worden. Wanneer op 'Controleren' wordt geklikt opent er een nieuwe tab met de velden voor de publicatie (als deze al zijn aangemaakt) en kan er een voorbeeld gegenereerd worden ter controle van de instellingen.

Publicatievelden aanmaken en beheren

Selecteer de net aangemaakt publicatie en klik op 'Publicatievelden beheren' onderaan de pagina. Het volgende beeld wordt geopend:


Bij 'Veld Soort' kan uit verschillende opties worden gekozen:
  1. Tekstveld
  2. RichTextField (RTF)
  3. Telefoon- of Faxveld
  4. E-mailveld
  5. Lijstveld
  6. Afbeeldingsveld
Afhankelijk van de gekozen soort worden er invulvelden getoond.

Algemene/terugkomende velden

Naam
Vul hier voor de besteller in de shop een zo duidelijk mogelijke naam in. Deze naam zal getoond worden bij het te maken product en moet een indicatie geven aan de besteller wat hij/zij hier in moet vullen.

Prefix
De hier ingevulde gegevens worden automatisch vóór de door de besteller ingevulde tekst geplaatst. Er wordt alleen iets voorgezet wanneer er iets ingevuld is door de besteller, dus wordt er niets ingevuld, dan wordt ook niets geplaatst.

Postfix
De hier ingevulde gegevens worden automatisch áchter de door de besteller ingevulde tekst geplaatst. Er wordt alleen iets voorgezet wanneer er iets ingevuld is door de besteller, dus wordt er niets ingevuld, dan wordt ook niets geplaatst.

Omschrijving
De hier ingevulde omschrijving wordt bij het invoerveld in de shop bij de publicatie getoond.

Zoek/vervang
Wordt er in de template gebruik gemaakt van zoek en vervang labels dan kunnen deze hier geselecteerd worden. Klik hier voor meer informatie over de zoek/vervang velden.

Trim
Als u 'Trim' geselecteerd heeft, dan zullen in het gegenereerde document de spaties voor en achter de ingevulde tekst weggelaten worden.

Webveld
Wanneer 'Webveld' is aangevinkt, dan wordt het veld getoond bij het maken van het document in de portal. Staat deze uitgevinkt, dan is deze niet zichtbaar, maar wordt deze wel gekoppeld. De besteller kan dit echter niet zien of aanpassen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan 'Nederland' dat altijd onder het adres van een visitekaartje moet komen te staan; de besteller ziet dit niet als veld, maar het wordt wel op het visitekaartje gezet.

Verplicht
Is 'Verplicht' aangevinkt, dan moet de besteller hier iets invullen voordat hij/zij verder kan gaan met de bestelling.

Gebruik in de documentomschrijving
Als 'Gebruik in de documentomschrijving' is aangevinkt, dan wordt de ingevulde tekst meegestuurd naar Mijn Documenten in de webshop.

Overige velden zijn afhankelijk van het Veld Soort dat u kiest. Hieronder vind u daarvan een uitleg.

Tekstveld



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:

Default waarde
Hier kan alvast tekst geplaatst worden die in het invulveld getoond wordt. De gebruiker kan deze tekst wijzigen of zonder wijzigingen behouden.

Totale lengte (min. max.)
Aan een webveld kan een minimale en maximaal ingevulde aantal leestekens meegegeven worden.

Notatiewijze
Hier kan gekozen worden uit verschillende notatiewijzen:
  1. identiek - de tekens die de gebruiker heeft getypt worden één op één overgenomen; dus zonder formattering
  2. Kleine letters - voorbeeld
  3. Hoofdletters beginnen - Voorbeeld
  4. Hoofdletters - VOORBEELD
Aantal regels
Met het aantal regels kan de hoogte van een web veld bepaald worden. Standaard is het veld één regel hoog; de besteller kan dan maar één regel tekst (dus zonder enter) invullen. Wanneer er '2' wordt ingevuld kan de besteller 2 regels invullen, etc.

RTE (RichTextField)



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:

Hoogte
Hier mee kan de hoogte 'in pixels' van het webveld bepaald worden.

Kleuren
Hier geef je aan welke kleuren uit het InDesign Document gebruikt mag worden door de invuller.

Stijlen
Als de tekenstijlen aanwezig zijn in de font familie kunnen deze hier geselecteerd worden voor gebruik door de invuller.



Afbeeldingslijsten
Hiermee kunnen afbeeldingsvelden gekoppeld worden aan het RTE veld die door een besteller kan worden gebruikt.
Let op! Een afbeelding kan maar één keer geplaatst worden in een ontwerp.
Let op! Het plaatsen van beelden werkt op basis van een bestaand afbeeldingsveld en gekoppeld kader. De beelden moeten dus ook ingericht zijn binnen de publicatie.


Volledige scherm toestaan (1)
De besteller krijgt een button te zien waarmee het venster in het volledige scherm getoond wordt.

Toon lijstopties (2)
Hiermee is het mogelijk om een opsomming in de tekst te plaatsen. De opsommingstekens, en opmaak, moeten uit het InDesign template meegenomen worden.

Toon klembord opties (3)
Voor knippen en plakken van tekst uit het kader.

Toon ongedaan maken en opnieuw toepassen (4)
Door dit aan te vinken is het mogelijk om een actie te herstellen.

Toon lettertype grootte opties (5)
Voor het aanpassen van lettergrootte.

Meer informatie over het gebruik van het RTF veld vind je op RTF velden.

Telefoon- of Faxveld



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:


Landcode
Vul hier een default landcode in dat vóór het telefoonnummer geplaatst moet worden.
Alleen lezen
Is alleen lezen aangevinkt dan wordt de hier ingevulde waarde alleen getoond en kan deze niet aangepast worden.

Kengetal
Vul hier een default kengetal in dat voor het telefoonnummer geplaatst moet worden.
Alleen lezen
Is alleen lezen aangevinkt dan wordt de hier ingevulde waarde alleen getoond en kan deze niet aangepast worden.
Nummer
Wordt er gebruikt gemaakt van een doorkiesnummer dan kan hier het eerste cijfer of de eerste cijfers van het nummer ingevuld worden.

Lengte kengetal (min. max.)
Vul hier het aantal cijfers in dat gebruikt mag worden voor het kengetal. Bijvoorbeeld mobiel (06): minimaal 2 en maximaal 2; of kengetal voor Utrecht (030): minimaal 3 en maximaal 3.

Totale lengte (min. max.)
Vul hier het aantal cijfers in dat gebruikt mag worden voor het totale nummer (lengte 'kengetal plus nummer'). Dit is bijvoorbeeld voor Nederland voor vaste nummers meestal: minimaal 10 en maximaal 10.

Voorvoegsel (internationaal)
Voor een tweetalig visitekaartje kan gekozen worden voor een tweede voorvoegsel. Bijvoorbeeld: het voorvoegsel is in het Nederlands "Telefoon", dan kan er "Phone" ingevuld worden bij het voorvoegsel internationaal voor Engels.

Achtervoegsel (internationaal)
Voor een tweetalig visitekaartje kan gekozen worden voor een tweede achtervoegsel. Bijvoorbeeld: Nederlands "Thuis" en in het Engels "Home".

Formattering (nationaal)
Hier kan een format worden gekozen waarmee wordt bepaald waar de spatie in het telefoonnummer geplaatst moet worden.
De dataformaten kunnen aangemaakt worden op de Formaten pagina.

Formattering (internationaal)
Hier kan een format worden gekozen waarmee wordt bepaald waar de spatie in het telefoonnummer geplaatst moet worden. In het geval van internationale nummers kan er bij het aanmaken van de formaten ook gekozen worden om de '0' in het kengetal automatisch te laten verwijderen.
De dataformaten kunnen aangemaakt worden op de Formaten pagina.

Gebruik landcode van gebruiker
Komt een besteller uit een andere land, dan wordt zijn/haar landcode gebruikt in de publicatie. De landcode wordt geselecteerd op basis van het land in de accountgegevens van de gebruiker.

Internationale weergave
De landcode wordt bij de publicatie getoond. Dit heeft verder geinvloed op de publicatie.

E-mailveld



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:

Domeinnaam
Heeft de onderneming een eigen domeinnaam, vul deze hier in. Bijvoorbeeld "@isi.nl". De besteller hoeft dan geen domeinnaam in te vullen; deze wordt automatische geplaatst. Het is ook niet mogelijk om een ander domeinnaam in te vullen; deze wordt eruit gefilterd.

Controleer op speciale leestekens
Controleert of er tekens gebruikt worden die niet in een e-mailadres voor mogen voorkomen.

Lijstveld



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:

Lijsten
Hier is het mogelijk om een lijst met bijvoorbeeld functies te koppelen. De besteller krijgt een dropdown lijst te zien waar uit gekozen kan worden.
De beschikbare lijsten en data zijn aan te maken bij de Selectielijsten pagina.

Afbeeldingsveld



Naast de algemene velden zijn de volgende velden beschikbaar:

Type
Hier kan een koppeling gemaakt worden met een extra beeldbank.

Afbeeldingslijsten
Hier kunnen de afbeeldingslijsten gekoppeld worden aan het webveld.
De lijsten die schuingedrukt staan zijn Assetmanager (beeldbank) afbeeldingslijsten.



User upload toegestaan
De besteller mag eigen afbeeldingen uploaden en plaatsen in de publicatie.

Bijsnijden toestaan
De besteller mag de afbeelding schalen en verplaatsen in het kader van de publicatie.

Het kader waar de afbeelding in geplaatst wordt kan niet verplaatst worden.

De volgorde van de webvelden aanpassen

Webvelden
Door rechtsboven in het scherm op 'Webvelden' te klikken opent een pop-up waar de volgorde in de publicatie aangepast kan worden.
Ook is het mogelijk de breedte van het veld aan te passen. Standaard is de breedte 100%, maar er kan ook gekozen worden voor 25%, 50%, en 75%.





De publicatie inrichten

Als de webvelden zijn aangemaakt dan moeten deze aan het InDesign template (sjabloon) gekoppeld worden.
Alle kaders (scriptlabels) en stijlen uit het InDesign template (sjabloon) worden hier getoond.






Laag
Hier worden alle lagen uit het InDesign template getoond.
Ook kan er gekozen worden of deze meegenomen moet worden bij het genereren van een lowres (LR) en/of highres (HR) PDF.
Bij een groen vinkje wordt de laag meegestuurd; staat er een rood kruisje, dan niet.

Pagina
Bestaat het InDesign template uit meerdere pagina's dan kan hier gekozen worden welke pagina ingericht kan worden.
Ook hier kan er gekozen worden of deze meegenomen moet worden bij het genereren van een LR of HR PDF.
Bij een groen vinkje wordt de laag meegestuurd; staat er een rood kruisje, dan niet.

Kader
Alle tekst en illustratie kaders met een script kunnen hier geselecteerd en ingericht worden.
Deze kaders komen uit het InDesign template. Dit zijn alle kaders met een scriptlabel; kaders zonder script label worden niet overgenomen.

Kader op laag
Hier kun je zien op welke laag de tekst en/of illustratie kader in het InDesign template is geplaatst.



Objectstijl
De objectstijlen die in het InDesign template zijn meegegeven kunnen gebruikt worden in een publicatie.
Als een objectstijl gekoppeld is aan een kader (scriptlabel) dan wordt deze pas toegepast wanneer het kader gevuld wordt.

Verticaal uitlijnen
Hier kan gekozen worden hoe de tekst uitgelijnd moet worden in het tekstkader. Aan de bovenkant ('top'), het midden ('center') of onder ('bottom').

Fitmethode
Het is mogelijk om met een fit methode tekst passend te maken aan een tekstkader uit het InDesign template.
Wanneer voor 'fit frame to content' is gekozen, en is de tekst die de besteller invoert is te lang, dan wordt deze automatisch in stappen verkleind. Wanneer voor 'spacing' wordt gekozen, vul dan bij 'Fit' en 'Puntgr.' dezelfde waardes in voor 'Min.', 'Max.' en 'Stap'. Dus is de minimale fit '6', de maximale fit '20' en de stap '1', vul dan voor puntgrootte respectievelijk ook '6', '20' en '1' in.

In het geval van een afbeeldingsveld kan gekozen worden hoe de afbeelding geschaald in het kader geplaatst moet worden.
center
De afbeelding zal gecentreerd in het kader worden geplaatst.
 
fit frame
Het formaat van de afbeelding wordt aan het formaat van het kader aangepast.
Let op!
Een liggende afbeelding wordt in elkaar gedrukt in een staand kader.

fit frame center
De afbeelding wordt gecentreerd en geschaald in het kader.
Let op!
Een liggende afbeelding wordt in elkaar gedrukt in een staand kader.

fit proportional
De afbeelding wordt lineair in het kader geplaatst.

fit proportional center
De afbeelding wordt lineair geschaald en in het kader gecentreerd.

Filter publicatievelden

Bij het inrichten van een publicatie kan gekozen worden welk type velden getoond moeten worden. Hier zijn algemene velden te vinden, zoals 'Bedrijf' of 'Gebruiker', maar ook de 'Publicatievelden' die net zijn aangemaakt. Door een categorie te selecteren worden de beschikbare velden zichtbaar in het 'Veld' gedeelte.

Veld

Na het kiezen van een filtering worden hier de velden getoond. Deze kunnen vervolgens gekoppeld worden aan het eerder geselecteerde kader (scriptlabel) door deze te selecteren en op + te klikken. Deze verdwijnt vervolgens uit dit lijstje en wordt zichtbaar in het onderste veld. Om een veld te verwijderen, selecteer het veld en klik op -.
Het is mogelijk om verschillende velden tegelijkertijd toe te voegen door de [Ctrl] toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren.

Wanneer de gewenste velden zijn toegevoegd, dan kunnen er nog andere zaken ingesteld worden:

Volgorde
De volgorde wordt in eerste instantie bepaald door de volgorde van toevoegen, maar deze kan aangepast worden. Een veld kan één of meerdere plaatsen naar boven of onder geplaatst worden. Dit kan door het veld te selecteren en op de pijltjes toetsen linksonder te klikken.

Int.
Deze optie is alleen beschikbaar voor telefoonnummer velden. Wanneer aangevinkt, dan worden de ingestelde internationale formaten gebruikt.
Wanneer niet aangevinkt, dan worden de ingestelde nationale formaten gebruikt.

Scheidingsteken
Hier worden de scheidingstekens getoond die zijn aangemaakt bij Scheidingstekens. Het geselecteerde scheidingsteken wordt na de invoer geplaatst.

Alineastijl
Hier worden de alineastijlen, die in het InDesign template zijn meegegeven, getoond. De gewenste alineastijl kan aan het webveld gekoppeld worden.

Karakterstijl
Hier worden de karakterstijlen, die in het InDesign template zijn meegegeven, getoond. De gewenste karakterstijl kan aan het webveld gekoppeld worden.

Basisvelden



In een publicatie kunnen zelf-aangemaakte velden gebruikt worden, maar kunnen ook velden geplaatst worden die de data uit andere plekken uit de Backoffice haalt. Bijvoorbeeld bedrijfsgegevens die zijn aangemaakt op de Bedrijven pagina. Om de gegevens voor verschillende publicaties te generaliseren kan middels de Basisvelden ook hier voor- en achtervoegsel aan toegevoegd worden. Denk bijvoorbeeld aan het woord "Postbus" als voorvoegsel voor Postadreslijn1. Wanneer er een publicatie met dat veld worden gemaakt, dan staat er altijd "Postbus" vóór het postbusnummer dat bij Bedrijven is ingegeven.

Koppel aan bedrijf

Het is mogelijk om een publicatie aan een bedrijf, vestiging of afdeling te koppelen. Alle gegevens die bij het bedrijf, vestiging of afdeling zijn ingesteld op de Bedrijven pagina kunnen in de publicatie gebruikt worden.
Het is niet mogelijk om combinatie te maken van bedrijf, vestiging of afdeling velden. Als er een bedrijf gekoppeld is kunnen de velden van een vestiging en een afdeling niet gebruikt worden.




Vragen en feedback

Zijn er nog vragen of feedback neem dan contact met ons op: Professional Services.


    • Related Articles

    • Hoe werken de Zoek en Vervang velden?

      Voor Docuboxx Generator producten kunnen Zoek en Vervang velden aangemaakt worden in het InDesign template door middel van vierkante haakjes met een herkenbare naam toe te voegen. Deze velden kunnen, bij het bestellen, voor variabele invoer gebruikt ...

    • Sjabloon

      Hier kunnen de InDesign templates (sjablonen) worden geüpload, gedownload en gestructureerd worden opgeslagen in mappen. Het is mogelijk om mappen en sub-mappen aan te maken waarin de sjablonen geplaatst kunnen worden. De mappen structuur waar de ...

    • Hoe richt ik RTF velden in voor een publicatie?

      In een publicatie is het mogelijk een RTF (Rich Text Field) veld toe te voegen. In een RTF veld heeft de besteller de mogelijkheid om tekst op te maken. De opmaakmogelijkheden zijn: Tekenstijlen Normaal Vet Cursief Vet cursief Opsommingen toevoegen ...

    • Afbeeldingslijsten

      Het is mogelijk om aan een publicatie een lijst met afbeeldingen te koppelen. De besteller kan hier een keuze uit maken en deze plaatsen in de publicatie. Een afbeeldingslijst moet hiervoor aan een afbeeldingsveld gekoppeld worden. Deze kan gekoppeld ...

    • Datalijsten

      De datalijst is de extra functionaliteit om gebruikersgegevens aan een publicatie te koppelen. In de datalijst kunnen webvelden, die nodig zijn voor verschillende publicaties, aangemaakt worden. Datalijst aanmaken Klik op 'Nieuw' onderaan de linker ...